Teams 会議ロビーで立ち往生しないでください

カスタムチームミーティング招待は、運命のメッセージを避けるのに役立ちます

ひとつの MVPサイモンハドソンによる興味深い投稿 後で参加できない Teams 会議を作成できる状況について説明しました。サイモンはメッセージに言及しています “会議が開始されると、待機していることがユーザーに通知されます。" として “運命のメッセージ" と表示されますが、作成した会議にアクセスできないとユーザーの不安が生じますが、Teams は期待どおりに動作しています。

チーム会議アドイン

それはすべて、 Outlook デスクトップ用のチーム会議アドイン 作品。アドインは、Outlook の起動時に、いくつかの要件がある場合に自動的に読み込まれます。Outlook プロファイルに一覧表示されているプライマリ Exchange メールボックスに、先進認証を使用して接続できる必要があります。Outlook アドインは常にプライマリ メールボックスのコンテキストで実行され、Outlook はプライベート Teams 会議のみを作成でき (チャネル会議はサポートされていません)、Teams では、ユーザーが予定表でプライベート会議をスケジュールすることを前提としています。

悲しいかな、仮定は致命的であることを証明することができます。アクション可能なメッセージは、ユーザーがホームテナントの Teams に接続されていることを前提とするもう 1 つの例です。この場合、サイモンは別のカレンダーで会議を作成したと説明しています。Outlook は、予定表を開くという点で非常に柔軟であり、Microsoft 365 グループや共有メールボックスに属する予定表など、アクセスできる任意の予定表で会議をスケジュールできます。Outlook の観点から見ると、すべてが順調に進み、Outlook は招待された参加者に通常どおり予定表の招待状を送信し、オンライン会議スペースを指す Teams ディープリンクを付けます。

問題は、自分の予定表以外の予定表で会議を作成すると、会議の所有者が予定表が属するアカウントになることです。つまり、共有メールボックスまたはグループ メールボックスを所有するアカウントであり、そのアカウントが会議の開催者になります。参加者ですが、会議を管理する権限がありません。

チームミーティングロビー地獄で立ち往生

すべての参加者が会議ロビーで待たずに自動的に会議に参加できる場合は、すべて問題ありません。ただし、会議オプションのロビー設定 (ポリシーまたは個々の会議に設定) によって、ロビーで待たずに参加できるユーザー (たとえば、開催者のみ) が制限されている場合、ロビーをバイパスすることはできず、悪名高い “会議が開始されると、待機していることがユーザーに通知されます。" というメッセージ。この時点で、あなたは運が悪く、会議ロビーで立ち往生しています。アカウントには、参加者がロビーを自動的にバイパスして参加できるようにミーティングを更新する権限がありません。通常の解決策は、適切な予定表に新しい会議を急いで作成し、新しい会議について全員に電子メールで通知することです。

同様の状況は、Teams カレンダーアプリまたはチャネルカレンダーアプリを使用してチャネル会議をスケジュールするときに発生します。この場合、チームは会議の開催者です。違いは、アカウントがチームに代わって会議を管理する権限を受け取るため、必要に応じて会議の設定を更新できることです。

Teams 会議出席依頼に組織のロゴを追加する

サイモンは、Teams の会議出席依頼に組織のロゴを追加すると役立つことを提案しています。ここでの希望は、会議に出席する時間になったときに、別の組織で作成された会議を見つけることができることです。視覚的な手がかりとして組織のロゴを追加することは優れた提案ですが、会議の設定で会議の開催者以外のユーザーが自動的に参加できないようにするには、同じ組織内のグループまたは共有メールボックスに属する予定表で会議をスケジュールしても役に立ちません。

いずれにしても、Teams 会議用に生成される電子メール招待状をカスタマイズするには、Teams 管理センターの[会議]セクションを開き、 会議の設定 (図1)。これで、Teams が電子メールを生成するときに使用する 4 つのコンポーネントをカスタマイズできるようになりました。

  Teams 会議出席依頼の設定をカスタマイズする
図 1: Teams 会議出席依頼の設定をカスタマイズする
  • ロゴの URL は、Teams が会議の詳細に挿入するネットワークからアクセス可能な JPEG または PNG ファイルを指します。 マイクロソフトのドキュメント 幅 188 ピクセル、高さ 30 ピクセル以下の画像を使用することをお勧めします。かなり大きな画像を使用しましたが、不要なグラフィック コンテンツで Teams の会議出席依頼が肥大化しないように、推奨サイズにやや近づけることをお勧めします。
  • 有効な URL は、ユーザーが知る必要のある情報を含む Web ページを指しますチーム会議。たとえば、このページでは、開催者が会議を録画するときに Teams がリマインダーを表示する理由を説明する場合があります。
  • ヘルプ URL は、Teams 会議に関する情報を含む Web ページを指します。たとえば、このページでは、Teams 会議の録画が自動有効期限ポリシーの対象となることを説明できます。
  • フッター は、適切と思われる知恵の言葉を含む自由形式のテキストです。

会議の設定が完了したら、Teams 会議出席依頼のカスタマイズされた本文がどのように表示されるかをテストできます。 招待のプレビュー ボタン。図 2 に、テナントの結果を示します。

カスタマイズされた Teams 会議出席依頼のプレビュー
図 2: カスタマイズされた Teams 会議出席依頼のプレビュー

プレビューが示すように、表示されるビューは、ユーザーに表示される内容の近似値にすぎません。実際の形式は、使用中のクライアントによって異なります。図 3 は、Outlook for Windows でカスタマイズされた電子メール招待状がどのように表示されるかを示しています。ご覧のとおり、組織のロゴの画像ははるかに大きくなります。実際、それはあまりにも大きく、小さいロゴ画像が優れていることを証明しています。

Outlook for Windows でカスタマイズされたチームの会議出席依頼
図 3: Outlook for Windows でカスタマイズされた Teams 会議の招待状

会議出席依頼には、通話に参加するために使用できる会議識別子やパスコードなど、通常の情報がすべて含まれていることに注意してください (MC389614、2022 年 6 月 6 日。 ミクロソfT 365 ロードマップ項目 80668、2022年7月に一般提供開始予定)。ユーザーは、Teams の予定表または Web ページのオプションに会議識別子とパスコードを入力することで、会議に参加できます。 https://www.microsoft.com/microsoft-teams/joinmeeting.

適切な場所でスケジュールする

この話の教訓は、特に相互接続された2つのソフトウェア製品を扱う場合、物事をできるだけシンプルに保つことです。可能性の最先端を探るのは楽しいかもしれませんが、Teams と Outlook の場合は、適切な予定表で会議をスケジュールすることが重要です。また、会議の招待状に組織のロゴを追加するのは、さらに別の会議に参加する要求を明るくするためだけです。


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