チーム会議の記録の外部共有を停止する DLP ポリシーを作成する方法

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チーム会議のレコーディングのコントロールに参加します。

マイクロソフトが移行を作成した ビジネスおよび SharePoint オンラインのストリーム (クラシック) から OneDrive へのチーム会議の記録 (TDR) の記憶域 (ODSP)では、これらのファイルを管理する方法に注目しています。マイクロソフトは、 2022年1月にTDRの自動有効期限ポリシーを導入 組織が ODSP にこれらのファイルが存在する期間を決定できるようにします。自動有効期限ポリシーは、Teams のライセンスを持つ Microsoft 365 テナントで機能します。

Office 365 E3 を使用している場合、ユーザーは TDR に保持ラベルを適用して保持期間をより詳細に制御でき、Office 365 E5 または Microsoft 365 E5 ライセンスを持っている場合は、次の操作を行うことができます。 TDR を検索してラベル付けするために、自動ラベル保持ポリシーを展開する (および TDR の検索とラベル付けにおけるポリシーの成功を追跡する).要するに、時間の経過とともに、組織は TDR に対するコンプライアンス管理を行う方法を得ています。

データ損失防止による共有のブロック

SharePoint オンラインおよびビジネス向け OneDrive のデータ損失防止 (DLP) は、Office 365 E3 SKU に含まれています。DLP の価値は、組織外で TMR を共有する際に発生する不注意なデータ漏洩から保護するためにポリシーを使用できることです。競合他社が新製品の開発について、スライドを完備したディスカッションの記録を手に入れたらどうなりますか?

自動ラベル保持ポリシーの TDR を識別するためにと同じアプローチを使用して、記録ファイルを検索し、メタデータをスタンプして共有が行われなくなる TM の DLP ポリシーを構築できます。TDR の外部共有をブロックする DLP ポリシーは非常に簡単です。次の要素で構成されます。

  • 名前と説明。
  • ターゲットの場所。最大カバレッジを設定するには、すべての SharePoint オンライン サイトとビジネス アカウントの OneDrive を選択します。これにより、個人用会議 (OneDrive) とチャネル会議 (SharePoint) 用に作成された TM の共有が停止されます。
  • 単一のルール。ルールは、プロパティ値を持つ任意のファイルを検索します。 プログId:メディア.ミーティング 組織外のユーザーと共有されます。図 1 は、ルールの外観を示しています。必要に応じて、ルールを使用すると、ユーザーが外部ユーザーと録画を共有する必要がある理由を説明する理由を示す理由を指定して、ブロックを上書きできます。
チーム会議の記録の外部共有を防止する DLP ルール
図 1: チーム会議の記録の外部共有を防止する DLP ルール

その他のルール設定には、カスタム ポリシー ヒントを作成して、ユーザーが TDR を外部で共有できない理由を説明したり、ルール違反が発生したときに管理者や他のユーザーに警告するインシデント レポートを生成したりします。

DLP の効果

新しい DLP ポリシーが有効になるまでには、最大 1 時間かかる場合があります。ポリシーがアクティブな場合、新しいファイルのインデックス作成プロセスは、TDR がポリシーのスコープ内に入っていることを検出し、ポリシー設定を適用して外部共有をブロックします。ブロックが新しいファイルに対して有効になるまで数分かかる場合があり、その間に共有リンクを作成して送信することができます。ただし、ブロックが配置されると、共有リンクは無効になります。

ポリシー条件に一致するドキュメントには小さなアイコン (中央に線が表示された円) が表示されるため、ポリシーの効果は明らかです。図 2 では、アイコンが[レコーディング]フォルダ内のすべての TDR と並んで表示されています。プロパティが設定されていない他のビデオ ファイルにはマークが付けられていない。TMR にマウスを合わせると、設定されている場合は DLP ポリシー ヒントへのリンクを含む、ファイルに関する情報が表示されます。この場合、リンクは、外部共有がTDRに対して許可されないことを説明するためにいくつかのカスタムテキストを明らかにします。

チーム会議の記録の外部共有がブロックされているか、ポリシーのヒントに
図 2: チーム会議の記録の外部共有がブロックされている、またはポリシーのヒントに

ユーザーが警告を無視し、記録を共有しようとすると、OneDrive for Business が共有リンクの作成と送信をブロックするため、この操作はできません (図 3)。

ビジネス向け OneDrive は、チーム会議の記録の共有リンクをブロックします。
図 3: ビジネス向け OneDrive は、チーム会議の記録の共有リンクをブロックします。

簡単な更新

社内ユーザーが電話会議で話し合ったことを聞き直すことがあまりない場合でも、外部の一部のユーザーが、おそらくあなたの会社の損害に対しても、そのコンテンツが興味深いと感じる可能性があることは間違いありません。必要な時間TDR の外部共有をブロックする DLP ポリシーを作成して展開する場合は、約 10 分 (コーヒーを飲む一時停止を含む) です。これらのファイルに含まれる情報のセキュリティを管理しやすくするために、迅速かつ簡単に更新できます。これは DLP の価値の良い例です。


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