Alternate トランスポート ルールを使用してメッセージをコピーする方法

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BCC マネージャへのすべてのメール

時々、トピックを書くのに途方に暮れているときに、マイクロソフト テクニカル コミュニティ フォーラムで、そこで何が起こっているのかを確認します。私を連れて来た 以下の質問:

「私の上司は、彼にBCCを持たけるために私のすべての発信メールを必要としています。私が作成し、返信し、転送するすべての電子メールに自動化されたBCCを持っていない場合、私は彼を追加するのを忘れたメッセージがあることを知っています。

この場合、マネージャが従業員のすべての送信メッセージで BCC 受信者になりたいと思う理由を疑問に思うかもしれません。それは一種の兄の監督技術です。ただし、メッセージの自動コピーには価値があります。たとえば、次の場合にコピーを送信できます。

  • 顧客エンゲージメントを追跡する中央 CRM システム。
  • 他のチーム メンバーが顧客のクエリやその他のやり取りを確認できるように、共有メールボックス (または Microsoft 365 グループ) です。
  • メッセージのインデックス付けとアーカイブを行う外部システム。

私は他の理由が存在すると確信しています。要するに、ユーザーの介入や知識なしに、メッセージを宛先に自動的にコピーする機能は妥当な要求です。

利用可能なメソッド

問題を解決するために使用できる潜在的な方法は次のとおりです。

  • 受信トレイ ルール.ルール ウィザードが BCC のコピーをサポートしていないという事実とは別に (これは可能です) アプリケーションに対して Visual Basic を使用する)、明らかな問題は、ユーザーが受信トレイルールを見ることができ、管理者の知識なしにルールを削除できることです。
  • サードパーティ製ツール.効果的ですが、サードパーティ製のツールは特定の電子メール クライアント (および特定のソフトウェア バージョン) のみをカバーし、購入とサポートのコストが発生する可能性があります。
  • トランスポート (メール フロー) ルール.このメソッドは、すべての電子メール クライアントから送信されたメッセージを処理することを保証できる唯一の方法です。欠点は、管理者がルールを設定する必要があるということです。ただし、ルール設定が柔軟な場合は、1 回限りの操作になります。

トランスポート ルールは最良のオプションです

全体的に、トランスポート ルールが最適なソリューションです。彼らはExchangeオンラインの一部なので、何の費用もかからないでください、 そして、彼らはすべての基盤をカバーしています。

ルールの基本的な概要は非常に単純です。

  • 特定のユーザーから送信されたメッセージを探します。
  • これらのメッセージを BCC 受信者にコピーします。

配布リストを使用して、コピーするメッセージの発信者を特定することをお勧めします。これにより、ルールは複数のユーザーをカバーすることができ、管理者は、ユーザーが組織を離れるときにルールを更新する必要はありません。配布リストを管理する責任は、Outlook または OWA を通じてリスト メンバを更新できる上司に与えることができます。

BCC 受信者に対して同じロジックが含まれるように見えますが、ここでは配布リストを使用するとよいでしょう。幸いなことに、そのトランスポート ルールでは、BCC コピーのターゲットとして配布リストまたは Microsoft 365 グループを使用することはサポートしていません。ただし、トランスポート ルールは共有メールボックスを BCC ターゲットとしてサポートしており、共有メールボックスには、メッセージを上司のメールボックスにコピーする場合よりも利点があります。

  • マネージャは OWA、Outlook、および共有メールボックスを開くことができます。 見通しモバイル また、BCC メッセージと、マネージャのメールボックスに配信される通常のメール トラフィックとの間には明確な分離があります。
  • マネージャが別の職位に移動した場合、共有メールボックスを置き換えに引き渡すことができます。

共有メールボックスを使用する場合は、必ず、そのメールボックスへのフル アクセスをマネージャーに割り当てます。このアクセス許可を使用すると、共有メールボックスを OWA の共有フォルダとして開くことができるように設定できます。Outlook デスクトップは、フル アクセス許可の存在を検出し、自動的に開くリソースのセットに共有メールボックスを追加します。

理論のためにそんなに、ルールを作成してみましょう。

トランスポート ルールの作成と調整

トランスポート ルールは、従来の EAC または [メール フロー]の下の[ルール]セクション新しい Exchange オンライン管理センター.Microsoft では、トランスポート ルールの UI をまだ更新していないため、両方のポータルで同じ内容が表示されます。UI の更新を完了した新しい EAC にトランスポート ルールを統合する作業は、前に行われます。 マイクロソフトは、2022 年 9 月に古い EAC を削除します。.

ルールを作成する際は、 メッセージを送信し、レビュー用にコピーを保存する テンプレート。これは、送信とキャプチャのルールに適した作成 UI の簡略化されたバージョンを示します。図 1 では、次の項目を選択しました。

  • ルールを適用する送信者が BCC 従業員配布リストのメンバーである場合。そして
  • BCC 宛先受信者 (共有メールボックス) にメッセージを BCC します。
自動 BCC トランスポート ルールの編集
図 1: 自動 BCC トランスポート ルールの編集

ルールを[強制]に設定すると、Exchange トランスポート システムがルールを適用します。Exchange Online が Office 365 テナント内のメールボックスを複数のメールボックス サーバーに分散する方法により、新しいルールが配布されてすべてのサーバーで有効になるまでに最大 30 分かかることがあります。ルールの変更に対して同じ間隔が発生するため、今回はテスト体制に組み込みます。

トランスポート ルールが有効な場合、トランスポート システムは、監視対象の配布リスト内のだれからも送信されたすべてのメッセージを BCC 受信者にコピーします。図 2 は、一部の BCC メッセージの到着後の共有メールボックスを示しています。BCC Destinations 共有メールボックスは、マネージャが利用できるリソースセット内の他のメールボックスと同様に見えるので、従業員が生成した受信トラフィックを監視する便利な方法です。

図 2: トランスポート ルールによって共有メールボックスにコピーされた BCC メッセージ

合格すると、次の使用に注意してください。 特定のソースから送信されたメールを識別するためのアドレス指定 図 2 に示すコピーされたメッセージに含まれる。

例外の必要性

すべてが機能しますが、問題は、マネージャーが必要としない電子メールの確認に多くの時間を費やすことができるということです。たとえば、従業員が個人的なメッセージを送信した場合、マネージャはそのメールを表示する必要がありますか?これは、組織文化、人事部門がプロセスを行い、プライバシーを尊重する必要性、従業員の感情がすべて影響を及ぼす問題です。組織は、従業員が個人的な理由で電子メールを使用すべきではないと判断するかもしれませんが、それは今日の常に接続されている世界では難しいです。

従業員が電子メールを個人用としてマークできるように例外を作成することで、トランスポート ルールを改善できます。たとえば、このルールでは、メッセージの件名に特定の単語を含む電子メールをコピーせずに渡すことができます。ポイントを証明するために、私は、ユーザーが次の方法でプライベート電子メールをマークできるように、トランスポート ルールに例外を追加しました。 P: を表します (図 3)。

  トランスポート ルールへの例外の追加
図 3: トランスポート ルールへの例外の追加

すべての作品が..

トランスポート ルールは機能しますが、ユーザーが送信するすべてのメッセージを確認するのは管理時間の使用に適しているのでしょうか。より良い解決策は、電子メールやBCCで特定の単語やフレーズ(「見積もり」や「購入」など)をチェックするトランスポート ルールかもしれません。いずれの場合も、このテクノロジは機能し、すべての Exchange オンライン プランで使用できます。


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